Zmiany ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa

Czy wiedzieliście, że w sierpniu 2022 roku pojawiła się kolejna już wersja projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa?

Zgodnie z projektem ustawy,  przedsiębiorca/podmiot prawny, na rzecz którego wykonuje lub świadczy pracę co najmniej 50 osób, jest zobowiązany do wdrożenia procedury zgłaszania naruszenia prawa i podejmowania działań następczych, tzw. procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Procedura powinna ta obowiązkowo powinna określać:

1. wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego
   lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń;
   
2. sposoby przekazywania zgłoszeń przez zgłaszającego wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej;
   
3. bezstronną, wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego. Muszą być one upoważnione do podejmowania działań następczych. Do takich działań zalicza się weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym również występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej;
   
4. obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.
   Wyjątek: zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
   
5. obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3;
   
6. maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej. Termin nie może przekraczać 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. W przypadku nieprzekazania potwierdzenia – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia. Wyjątek: zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
   
7. określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a osoba dokonująca zgłoszenia uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych;
   
8. zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych. Ponadto, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Ustawa wskazuje także fakultatywne elementy procedury.

Poza ustaleniem procedury zgłoszeń wewnętrznych (zawierającej ściśle określone elementy), w związku
z ustawą wymagane będzie podjęcie innych  dodatkowych działań m. in.:

1. przygotowanie pisemnego upoważnienia dla osób, które mają w organizacji przyjmować i weryfikować zgłoszenia;
   
2. możliwe zawarcia przez spółki z grupy umowy. Na jej podstawie będzie następować dzielenie się zasobami kadrowymi i organizacyjnymi w zakresie przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz prowadzenia postępowania wyjaśniającego;
   
3. zaprojektowanie rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

A czy wiedzieliście, że podmiotem zewnętrznym, upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń dotyczących naruszenia prawa może być kancelaria prawna?  

Nowe obowiązki oraz procedury mogą być trudne do wdrożenia samodzielnie.  Być może warto powierzyć przyjmowanie zgłoszeń profesjonałom podmiotom?

Pozostawiamy do rozważenia i oferujemy pomoc w tym zakresie.