Nowe zasady podpisywania sprawozdań finansowych

Dla wielu przedsiębiorców rewolucją był wprowadzony 1 października 2018 r. obowiązek składania sprawozdań finansowych tylko i wyłącznie w formie elektronicznej oraz ich podpisywania bezpiecznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub zaufanym profilem ePUAP. Dla części z nich nadal stanowi to wyzwanie i utrudnienie. Z dniem 01 stycznia 2022 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o rachunkowości i zmieniły się zasady podpisywania sprawozdań finansowych.  Zmiana w przepisach ma stanowić ułatwienie. Co więcej, z uwagi na epidemię COVID-19 przedłużone zostały terminy na składanie sprawozdań finansowych. 

Jak było dotychczas?

Przepisy ustawy o rachunkowości są jasno sprecyzowane. Każde sprawozdanie finansowe powinno zostać podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownika jednostki. W przypadku spółek kapitałowych będzie to główny księgowy spółki i członkowie zarządu spółki. Dotychczas, gdy spółką kierował zarząd wieloosobowy sprawozdanie finansowe musiał podpisać każdy z członków zarządu. Niestety w praktyce sprawiało to wiele trudności.  

Wymóg ten wynikał z ogólnej zasady przyjętej w ustawie o rachunkowości. Zgodnie z którą podpisanie sprawozdania finansowego stanowi potwierdzenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie. Nowelizacja wprowadziła możliwość podpisania sprawozdań finansowych przez jednego członka zarządu, nawet w przypadku gdy spółką kieruje zarząd wieloosobowy. Warunkiem skorzystania z tej możliwości jest złożenie oświadczeń przez pozostałych członków organu wieloosobowego, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. 

Oświadczenie można złożyć w wersji elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Możliwe jest również złożenie wersji papierowej z własnoręcznym podpisem. W takim przypadku konieczne jest, żeby członek zarządu, który podpisuje sprawozdanie finansowe, zapewnił sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów. 

Oczywiście osoba wchodząca w skład wieloosobowego organu kierującego jednostką może odmówić złożenia takiego oświadczenia. Wówczas jest to równoznaczne z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga dodatkowo sporządzenia pisemnego uzasadnienia. 

UWAGA: Należy pamiętać o dołączeniu do sprawozdania finansowego oświadczenia, że spełnia ono wymagania przewidziane w ustawie albo odmowy złożenia takiego oświadczenia. 

Przy czym nadal jest dopuszczalne podpisanie sprawozdania finansowego przez wszystkich członków zarządu. 

Zmiana terminu na sporządzenie i złożenie sprawozdań 

Dotychczas termin na sporządzenie i złożenie sprawozdań finansowych w KRS to 3 miesiące od dnia bilansowego. Natomiast  termin na zatwierdzenie sprawozdań finansowych przez odpowiednie organy to nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.  

UWAGA: Terminy sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdań finansowych za rok 2021  wydłużono o 3 miesiące. Oznacza to, że sprawozdanie finansowe można sporządzić i podpisać do 30 czerwca 2022 r., a zatwierdzić do 30 września 2022 r.

Więcej na temat sprawozdań i obowiązujących terminów znajdziesz tutaj.