e-doręczenia – zmiany w doręczeniach korespondencji

Ustawa o doręczeniach elektronicznych wprowadza istotne zmiany w zakresie doręczania korespondencji w obrocie gospodarczym i administracji. Nowe rozwiązania zmienią tradycyjny sposób doręczenia przesyłek. E-doręczenie będzie traktowane tak jak wysłanie listu poleconego. Usługa doręczenia elektronicznego będzie darmowa. Poniżej przedstawiamy istotne zmiany, które są szczególnie ważne dla przedsiębiorców.

W celu ujawniania adresu do doręczeń elektronicznych z dniem 1 lipca 2021 roku obowiązywać będzie nowy rejestr publiczny – baza adresów elektronicznych, zawierający wszystkie adresy elektroniczne do doręczeń. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności adres do doręczeń elektronicznych powinni posiadać:

• od dnia 1 października 2021 r. – podmioty wpisane do KRS oraz profesjonalni pełnomocnicy,
• od dnia 1 października 2026 r. – podmioty wpisane do CEIDG.

Utworzenie adresu oraz przyporządkowanie do niego skrzynki do doręczeń następuje na podstawie wniosku danego podmiotu do ministra właściwego do spraw informatyzacji lub automatycznie po otrzymaniu z KRS lub CEIDG danych podmiotów tam zarejestrowanych. Wszyscy przedsiębiorcy wpisani do KRS i CEIDG zobligowani są do wywiązania się ze swojego obowiązku od 30 września 2026 roku.

Kontakt z podmiotami profesjonalnymi ma zostać w pełni przeniesiony do Internetu. Przedsiębiorcy podlegający wpisowi do KRS będą mieli obowiązek wyznaczyć administratora skrzynki doręczeń, czyli osobę upoważnioną do zarządzania skrzynką. W odniesieniu do osoby fizycznej, w tym przedsiębiorcy zarejestrowanego w CEIDG, nie będzie to obowiązkowe. Podmioty publiczne mają obowiązek przejścia na tryb doręczeń elektronicznych w następujących terminach:

• organy administracji rządowej – od 1 października 2021 roku;
• inne organy władzy publicznej, NFZ, ZUS i KRUS – od 1 stycznia 2022 roku;
• jednostki samorządu terytorialnego – od 1 stycznia 2024 roku;
• sądy i trybunały – od 1 października 2029 roku.

W odniesieniu do korespondencji kierowanej do nieprofesjonalistów i podmiotów, których nie dotyczy obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych, wykorzystywane będą tzw. przesyłki hybrydowe. Polegać to będzie na utworzeniu i nadaniu przesyłki w jednej formie (elektronicznej lub papierowej), a następnie przetworzeniu i doręczeniu jej w drugiej formie.

Celem ustawy jest digitalizacja funkcjonowania organów władzy publicznej. Termin, od którego istnieje obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych, zależy od rodzaju prowadzonej działalności. Wniosek o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych będzie można złożyć za pomocą usługi online udostępnianej przez właściwego ministra do spraw gospodarki. Nowe przepisy mają także zapewnić synchronizację danych zawartych w bazie adresów elektronicznych z danymi zawartymi w CEIDG i KRS.