Dyrektywa i ustawa o ochronie sygnalistów

17 grudnia 2021 r. to termin od kiedy sygnalista w UE jest chroniony.

Wielkimi krokami zbliża się wejście w życie również polskiej ustawy dot. osób zgłaszających nieprawidłowości. Czekamy na końcową wersję.

Przepisy wejdą na pewno w życie i jak to z reguły bywa – wprowadzą nowe obowiązki, do których będą musieli dostosować się przede wszystkim pracodawcy zatrudniający pow. 250 osób i w ciągu dwóch lat, pow. 50 osób. Nie dotyczy to wyjątkowej grupy, m.in. tzw. podmiotów obowiązanych z tytułu innej ustawy tzw. AML, które już powinny posiadać wyznaczone kanały zgłoszeniowe dla sygnalisty.

Jeżeli jesteś pracodawcą, koniecznie powinieneś zapoznać się z nowymi obowiązkami – niespełnianie tych wymagań jest oczywiście obłożone karami. Polski projekt ustawy o sygnalistach zakłada aż do 3 lat pozbawienia wolności. Czy tak będzie, niebawem się okaże.

Po co wprowadza się ustawę o ochronie sygnalistów?

Głównym celem ustawy jest zapewnienie skutecznej ochrony sygnalistom, czyli osobom, które działając w dobrej wierze i w interesie publicznym zgłaszają lub ujawniają informacje o naruszeniach prawa czy np. norm etycznych u danego pracodawcy.

Działalność sygnalistów powinna być więc na rękę dla firm, pozwoli wcześnie wykryć ewentualne nadużycia czy nieprawidłowości i im zaradzić. Może to dotyczyć zarówno kwestii majątkowych (np. nierzetelne rozliczanie się przez pracowników) ale także mobbingu czy innych okoliczności, które mają wpływ na działanie przedsiębiorstwa i jego wyniki. Żeby jednak instytucja sygnalisty działała tak jak należy, potrzeba wprowadzić szereg obowiązków i praw, które mają zapewnić odpowiedni anonimowy kanał zgłoszeniowy, wdrożyć procedury dot. ochrony sygnalisty.

Kim jest sygnalista?

Sygnalista (w ustawie nazywanym „zgłaszającym”) to osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z jej pracą lub współpracą z firmą czy innym podmiotem. Katalog możliwych osób jest bardzo szeroki. Zgłaszającym może być:

1. Pracownik, bądź były pracownik,
2. Kandydat aplikujący o pracę, który uzyskał informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,
3. Akcjonariusz lub wspólnik,
4. Członek organu osoby prawnej,
5. Osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawca lub dostawca, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
6. Stażysta,
7. Wolontariusz,
8. Osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej (zleceniobiorca),
9. Przedsiębiorca.

Sygnalistą może być więc praktycznie każda osoba zaangażowana w działalność firmy, nie musi to być jej pracownik. Ochronie podobnej do ochrony sygnalisty podlega także osoba pomagająca mu przy zgłoszeniu.

Kto musi stosować ustawę o ochronie sygnalistów?

Na chwilę obecną projekt zakłada, że przepisy będą musiały stosować przedsiębiorstwa:

1. Zatrudniające ponad 250 pracowników – te firmy będą musiały wprowadzić zasady ochrony sygnalistów w terminie 14 dni od daty wejścia w życie ustawy.
2. Oraz zatrudniające pomiędzy 50 a 249 pracowników – te firmy będą musiały wdrożyć przepisy najpóźniej do dnia 17 grudnia 2023 r.

Jeżeli jesteś pracodawcą i zatrudniasz powyżej 250 pracowników, to radzę jak najszybciej rozpocząć prace nad wdrożeniem rozwiązań wskazywanych projekcie ustawy o sygnalistach. Mając na uwadze, że przepisy miały obowiązywać od 17 grudnia 2021 r. łatwo domyślić się, że duzi pracodawcy będą musieli wdrożyć odpowiednie procedury w ekspresowym tempie.

Jeżeli zatrudniasz poniżej 50 pracowników to na chwilę obecną możesz spać spokojnie (przynajmniej w tym zakresie) – masz jeszcze dwa lata na wprowadzenie odpowiedniej procedury.

Jak wdrożyć przepisy o ochronie sygnalistów? Obowiązki pracodawców

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest przygotowanie i wdrożenie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych. Poza tym, koniecznie jest utworzenie kanałów zgłoszeń oraz prowadzenie rejestru zgłoszeń i prowadzenia tzw. działań następczych poprzez uruchomienie procedur wyjaśniających i dochodzeń wewnętrznych.
Regulamin musi zostać skonsultowany z zakładową organizacją związkową lub (w przypadku jej braku) z przedstawicielami pracowników. Ustawa przewiduje jedynie konsultacje, co oznacza, że nie trzeba uzyskiwać zgody organizacji związkowych/przedstawicieli pracowników.

Działanie ustawy o ochronie sygnalistów w praktyce

Jak te wszystkie zasady i obowiązki przekładają się na praktykę?

Podchodząc do tego użytecznie, pracodawca po pierwsze musi przyjąć regulamin zgłoszeń naruszania prawa. Dokument ten powinien regulować całą ścieżkę od zgłoszenia aż do rozstrzygnięcia sprawy, a więc wszystkie niżej opisane kwestie.

Istnieją również bezpieczne i anonimowe kanały zgłoszeniowe, np. SYGNALISTA24.info, który – dzięki nawiązanej współpracy – możemy udostępnić naszym klientom.

Więcej na temat znajdziesz tutaj. Zasady działania aplikacji SYGNALISTA24.info

Potrzebujesz pomocy?
Poza samymi procedurami dotyczącymi sposobu zgłoszenia naruszenia, regulamin powinien też gwarantować bezstronność weryfikacji zgłoszeń, poprzez ustanowienie podmiotu wewnętrznego w strukturach pracodawcy lub poprzez niezależny podmiot zewnętrzny, taki jak nasza Kancelaria.
Napisz do nas! Formularz kontaktowy znajdziesz tutaj.