Zapomniane obowiązki Spółki z.o.o. z KSH

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest jedną z najczęściej wybieranych form prawnych w Polsce i stanowi optymalną formę prawną prowadzenia działalności gospodarczej pod względem łatwości jej prowadzenia. Nie oznacza to, że ustawodawca w Kodeksie Spółek Handlowych (KSH) nie zastawił na samą Spółkę czy jej wspólników lub zarząd kilku pułapek, w które w ferworze ciągłego rozwoju firmy i walki o wysokie zyski, łatwo wpaść. Sprawdźcie, czy możecie spać spokojnie, czy lepiej dopełnić kilku formalności.

KSIĘGA UDZIAŁÓW

Bardzo często nasi klienci wraz ze sprzedażą czy darowizną udziałów w Spółce chcą zmieniać jej umowę. Myślą, że jest to wymagane przepisami prawa lub „dla świętego spokoju” czy „porządku”. Niepotrzebnie.

Zapoznaniu się z aktualną listą wspólników i prześledzeniu zmian w ich składzie ma na zewnątrz służyć złożenie dokumentów do akt rejestrowych w KRS, a wewnątrz Spółki tzw. księga udziałów.  Obowiązek jej prowadzenia nakłada na zarząd art. 188 § 1-2 KSH. Do takiej księgi mają być wpisane: nazwisko i imię albo firma (nazwa) i siedziba każdego wspólnika, adres, liczba i wartość nominalna jego udziałów, oraz ustanowienie zastawu lub użytkowania i wykonywanie prawa głosu przez zastawnika lub użytkownika, a także wszelkie zmiany dotyczące osób wspólników i przysługujących im udziałów. Każdy wspólnik może ją przeglądać.

Zgodnie z art. 594 § 1 KSH, jeśli członek zarządu nie prowadzi księgi udziałów, podlega grzywnie do  20.000 zł. I nie ma w tym przypadku znaczenia, czy członek zarządu nie dopełnił swoich obowiązków umyślnie, czy też nieumyślnie. Dodatkowo nieprowadzenie księgi udziałów może skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą członków zarządu wobec spółki na podstawie art. 293 KSH.

Jeśli zatem jesteście członkami zarządu w spółce z o.o., to pamiętajcie o obowiązku prowadzenia księgi udziałów

KSIĘGA PROTOKOŁÓW

Księga protokołów to kolejny tajemniczy obowiązek zarządu spółki z o.o., na wieść o którym mogliście teraz przetrzeć oczy ze zdziwienia. Jest to zbiór wszystkich (również tych zaprotokołowanych przez notariusza) uchwał podejmowanych przez zgromadzenie wspólników spółki. Powinna być prowadzona przez cały okres istnienia spółki, także w okresie jej likwidacji. Przepisy nie określają, w jakiej formie księga ma być prowadzona. Czy będzie to segregator, teczka, czy też folder na dysku, zdecyduje zarząd. Uprzedzając fanów rozwiązań technologicznych – Spółki założone w s24 również muszą prowadzić taką księgę. Księgę protokołów mogą przeglądać aktualni wspólnicy. Mogą oni również żądać wydania poświadczonych przez zarząd odpisów uchwał. Nie ma możliwości, aby dokonać wyłączenia tego uprawnienia wspólników w umowie spółki.

Na szczęście tym razem ustawodawca jedynie grozi zapominalskim palcem. Nieprowadzenie księgi protokołów czy niewpisanie uchwał zgromadzenia wspólników do księgi protokołów nie są zagrożone jakąkolwiek sankcją. Musicie jednak mieć na uwadze, że jeżeli z tego powodu nastąpi szkoda, możliwe jest dochodzenie od członka zarządu roszczeń odszkodowawczych.

STOPKI INFORMACYJNE

To chyba oczywiste, że spółkom zależy na płynnej komunikacji z kontrahentami i łatwej identyfikacji firmy. Z tego względu na stronach internetowych, w stopkach mailowych, na papierze firmowym, czy pieczątkach, umieszczane są dane spółki. Czy wiedzieliście, że ich zakres jest uregulowany przepisami prawa? Pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki, powinny zawierać (art. 206 § 1 KSH):

• firmę spółki, jej siedzibę i adres,

• oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki, oraz numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru,

• numer identyfikacji podatkowej (NIP),

• wysokość kapitału zakładowego.

Z naszych obserwacji wynika, że spółki szczególnie stronią od umieszczania w stopkach informacyjnych wysokości kapitału zakładowego i oznaczenia sądu rejestrowego. Nie wydaje nam się, aby wynikało to z chęci zbudowania aury tajemniczości wokół spółki lub jej antypatii do władzy sądowniczej, ale przestrzegamy, że wymagane przez KSH informacje spółka z o.o. jest zobowiązana podawać zawsze i we wszelkiego rodzaju korespondencji, nawet jeśli jest ona kierowana do stałych kontrahentów spółki. Nieujawnianie tych danych w pismach i zamówieniach handlowych naraża przedsiębiorcę na grzywnę do 5000 zł (art. 595 KSH).

PRZEDŁUŻANIE KADENCJI ZARZĄDU

Istnieją Spółki trwalsze niż ze spiżu, w których krąg osobowy od lat się nie zmienia. Jeżeli pokusiliście się w umowie spółki o zapis zarządu bezkandencyjnego,  to możecie pominąć ten punkt. Jednak nie każdy wie, że może sobie odjąć odrobiny formalności. Spółki zakładane w s24 w ogóle nie mają takiej możliwości. Wzorzec umowy spółki w systemie teleinformatycznym przewiduje możliwość powołania zarządu na maksymalnie 5-letnią kadencję. To oznacza, że z jej upływem mandat członka zarządu wygasa i powinna zostać podjęta uchwała o wyborze tych samych, bądź nowych członków organu na następną kadencję.

Jeżeli do tej pory wychodziliście z założenia, że członkiem zarządu można też być „przez zasiedzenie”, to pamiętajcie o art. 299 KSH, czyli o odpowiedzialności członków zarządu w razie bezskuteczności egzekucji przeciwko spółce z o.o. i o art. 293 KSH stanowiącej o odpowiedzialności odszkodowawczej członków organów za wyrządzoną szkodę. Z ich powodu warto trzymać w tym zakresie porządek w papierach.

Jeżeli po tym szybkim rachunku sumienia odetchnęliście z ulgą, to cieszymy się, że tak rzetelnie prowadzicie dokumentację Spółki. Jeżeli po którymś z wyżej wymienionych obowiązków zrobiło Wam się odrobinę cieplej, z chęcią przeprowadzimy dla Was audyt korporacyjny i wprowadzimy wszystkie brakujące dokumenty do Waszego obiegu. 

Koniecznie przeczytaj też o powtarzających się świadczeniach niepieniężnych wspólnika Sp. z o. o. z art. 176 KSH: https://kancelariacwk.pl/powtarzajace-sie-swiadczenia-niepieniezne-wspolnika-sp-z-o-o-z-art-176-ksh/