Audyt dokumentów w firmie

Dziś kilka praktycznych informacji dla przedsiębiorców, których prowadzona działalność jest nieco większa niż jednoosobowe przedsiębiorstwo. Co oczywiste, wraz z rozwojem firmy wzrasta poziom jej złożoności. Warto być więc czujnym i upewnić się, że wszystko, co związane z dokumentacją, jest w jak najlepszym porządku. Największą skuteczność w tym zakresie posiada zorganizowana w przedsiębiorstwie kontrola dokumentów, czyli audyt.

Istnieje kilka rodzajów audytów dokumentów

Każdy z nich może okazać się niezwykle przydatny w firmie, ponieważ pomaga w skutecznym zarządzaniu dokumentacją i zapewnieniu zgodności procedur przedsiębiorstwa z przepisami prawa lub polityką firmy.

• Audyt zgodności regulacyjnej: ma na celu sprawdzenie, czy dokumenty i procedury firmy są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.
• Audyt polityk i procedur: koncentruje się na ocenie spójności, kompletności i aktualności polityk, procedur i wytycznych w danej firmie,
• Audyt archiwizacji dokumentów: ocenia efektywność i zgodność zasad archiwizacji dokumentów w firmie. Sprawdza, czy dokumenty są odpowiednio przechowywane, klasyfikowane i zabezpieczone, a także czy istnieją odpowiednie procedury dotyczące retencji dokumentów i utylizacji. Audyt archiwizacji pomaga w utrzymaniu porządku w dokumentacji i minimalizuje ryzyko utraty ważnych informacji.
• Audyt bezpieczeństwa informacji: skupia się na ocenie bezpieczeństwa danych i dokumentów w firmie. Sprawdza, czy istnieją odpowiednie zabezpieczenia, takie jak dostęp kontrolowany, szyfrowanie danych, systemy antywirusowe itp.
• Audyt efektywności procesów dokumentacyjnych: koncentruje się na ocenie efektywności i wydajności procesów dokumentacyjnych w firmie. Sprawdza, jak dokumenty są tworzone, przetwarzane, przekazywane i przechowywane w organizacji.

Dlaczego warto?

Przeprowadzanie regularnych audytów dokumentów w firmie jest kluczowe dla utrzymania porządku, zgodności z przepisami, optymalizacji procesów i minimalizacji ryzyka. Daje również możliwość ciągłego doskonalenia firmy i zarządzania dokumentacją.

Kilka praktycznych porad

• Określ cele audytu: zdefiniuj, dlaczego przeprowadzasz audyt dokumentów i czego oczekujesz od tego procesu.
• Wybierz audytora: zewnętrznego specjalistę z danej dziedziny, albo wybrany zespół pracowników. Ważne jest, żeby kontrolujący posiadał odpowiednie umiejętności i wiedzę, aby ocenić różne aspekty dokumentacji.
• Określ, jakie obszary dokumentacji zostaną poddane audytowi pod kątem kluczowych obszarów Twojej firmy.
• Opracuj listę kontrolną lub szablon audytu, który będzie zawierał pytania, wskaźniki i kryteria oceny.  Celem takiej listy jest ocena prawidłowości stosowania dokumentu lub procedury z przyjętymi standardami stosowanymi w firmie, a także sprawdzenie, czy są aktualne, czy zawierają wymagane podpisy i stemple, czy są dostępne dla odpowiednich osób itp.
• Dokumentuj wyniki audytu, chociażby sporządzając notatkę lub raport.
• Na podstawie wyników audytu określ przyczyny uchybień i stwórz plan działań, w którym określisz środki zaradcze. Określ też odpowiedzialne osoby, terminy i środki niezbędne do wprowadzenia poprawek. Wprowadź plan działań, podejmując niezbędne kroki w celu poprawy dokumentacji. Przypisz odpowiedzialne osoby do konkretnych zadań i monitoruj postępy w realizacji planu. Regularnie przeglądaj postępy i wprowadzaj niezbędne korekty, jeśli zajdzie taka potrzeba.
• Zapewnij odpowiednie szkolenie pracownikom w zakresie przypomnienia lub nauczenia ich kluczowych procedur zarządzania dokumentacją. Uświadom im, dlaczego ich przestrzeganie jest ważne i w jaki sposób błędy w ich stosowaniu przekładają się na Twoją firmę.
• Audyt dokumentów powinien być procesem ciągłym. Monitoruj jakość i skuteczność zarządzania dokumentacją w firmie regularnie, aby upewnić się, że wprowadzone poprawki są skuteczne i że dokumentacja jest utrzymywana na odpowiednim poziomie.

Jeśli w Twojej firmie zaistniała potrzeba przeprowadzenia audytu, chętnie pomożemy Ci w tym procesie!